Guia de procedimentos para atendimento à Lei de Acesso à Informação e utilização do e-SIC
1. Registro de pedidos no e-SIC
1.2. É obrigatório inserir todos os pedidos de acesso à informação no e-SIC?
1.3. Como inserir pedidos recebidos por outros canais (e-mail, carta, telefone, etc...) no e-SIC?
2. Primeiro tratamento do pedido
2.1. Verificar se a demanda se trata de um pedido de informação
2.2. Observar se a informação solicitada é de competência do órgão/entidade
2.3. Checar se o pedido é duplicado
2.4. O que fazer caso os documentos do solicitante não sejam válidos?
3. Respondendo o pedido de informação
3.1. Verificar se a informação solicitada está em transparência ativa
3.2. Fazer a tramitação interna para a área que irá atender o pedido
3.3. Caso necessário, prorrogar prazo de atendimento
3.4. Revisar a resposta do pedido
3.5. O que fazer quando o pedido envolve cobrança de custo?
3.7. É possível cancelar um pedido?
3.8. O que fazer em casos de pedidos que envolvem entrega de informações pessoais?
4. Inserindo a resposta de pedidos no e-SIC
4.1. Como marcar o campo “Tipo de resposta”?
4.2. Como preencher o campo “Responsável pela Resposta”
4.3. Como preencher o campo “Destinatário do recurso"?
4.4. Como preencher o campo “Sobre o pedido”?
4.5. Como preencher o campo sobre restrição de conteúdo?
5. Inserindo a resposta de recursos no e-SIC
5.1. Quais são os tipo de decisão de recurso existentes e o que significam?
5.2. Como preencher o campo “Responsável pela Resposta”?
5.3. Como preencher o campo “Destinatário do recurso"?
6.1. Nomeação de autoridade de monitoramento
6.2. Elaboração de relatório anual sobre cumprimento da LAI (Art. 67, II, do Decreto 7.724)
7. Omissões: orientações para órgãos solicitações fora do prazo
7.1. Como responder a um pedido/recurso fora do prazo
7.8. Veja que tipos de atendimento aos pedidos são inapropriados
7.9 - O que significa um recurso com status "Não respondido"? Qual é a diferença de "Em tramitação"?
Este Guia tem por objetivo orientar os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal sobre os procedimentos para atender pedidos feitos com base na Lei de Acesso à Informação - LAI (Lei nº 12.527/2011).
As orientações apresentadas aqui devem ser seguidas pelos órgãos e entidades para garantir a qualidade do atendimento às solicitações de informação e a correta utilização do Sistema Eletrônico de Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC). O objetivo é aprimorar o serviço de acesso à informação pública.
O Guia foi elaborado pela Controladoria Geral da União (CGU), que possui a competência de monitorar a aplicação da LAI e orientar os órgãos do Governo Federal sobre a LAI. Desejamos uma boa leitura!
1. Registro de pedidos no e-SIC
O Sistema Eletrônico do Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC), disponível em www.esic.cgu.gov.br, permite que qualquer pessoa, física ou jurídica, encaminhe pedidos de acesso à informação, acompanhe o prazo e receba a resposta da solicitação realizada para órgãos e entidades do Executivo Federal. O cidadão ainda pode entrar com recursos e apresentar reclamações sem burocracia.
Além disso, é o sistema de uso obrigatório, gerenciado pela CGU, a ser utilizado por todos os órgãos e entidades do Executivo Federal para o recebimento de requerimentos de acesso à informação, conforme a Portaria Interministerial nº 1.254/2015.
1.2 É obrigatório inserir todos os pedidos de acesso à informação no e-SIC?
Todos os pedidos feitos com base na Lei de Acesso à Informação devem ser inseridos no Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC), que é a porta de entrada única para as solicitações do Poder Executivo Federal.
Isso significa que, independente do meio pelo qual o órgão recebeu o requerimento (balcão, carta, telefone, e-mail, ouvidoria, etc.), ele deve ser necessariamente registrado no sistema. Essa determinação se encontra prevista na Portaria Interministerial CGU/MPOG nº 1.254/2015, que instituiu a obrigatoriedade do uso do e-SIC no âmbito do Poder Executivo federal.
Por isso, caso seu órgão receba um pedido com base na Lei de Acesso à Informação por outro meio que não o e-SIC, cadastre-o no sistema!
1.3. Como inserir pedidos recebidos por outros canais (e-mail, carta, telefone, etc...) no e-SIC?
É obrigatório registrar pedidos de informação, recebidos por outros canais, no sistema. Para isso, siga os seguintes passos:
1. Acesse o sistema.
2. Selecione a aba "Registrar pedido".
3. No campo "Solicitante", clique no botão "Selecionar". Caso o cidadão já tenha perfil no sistema, basta localizá-lo através da busca. Caso não, clique no botão "Cadastrar solicitante" e preencha os dados (O que fazer caso você não tenha todos os dados necessários?).
4. Insira as informações do pedido no sistema.
5. Informe o número de protocolo e o prazo ao solicitante e explique que, como o pedido foi feito via balcão, ou seja, por outro canal sem ser o e-SIC, é necessário que ele entre em contato com o SIC para obter informações sobre o pedido ou realizar ações como interpor recursos, pois o solicitante não possuirá um login de acesso ao sistema.
1.4 O que fazer caso o solicitante tenha feito o pedido por e-mail ou outro canal e não tenha enviado todos os dados necessários para o cadastro da demanda no e-SIC?
Nesse caso, é preciso entrar em contato com o solicitante para complementar os dados, explicando que, conforme determina o art. 12 do Decreto nº 7.724/2012, o pedido de acesso deve conter o nome do requerente, número de documento de identificação válido e endereço físico ou eletrônico.
2. Primeiro tratamento do pedido
2.1. Verificar se a demanda se trata de um pedido de informação
Ao receber uma demanda embasada na LAI, o SIC deve verificar se o requerimento se trata de um pedido de informação. Considera-se solicitação de informação qualquer pedido de acesso a informações produzidas ou acumuladas pela administração (seja uma informação pública ou privada).
Caso o órgão ou entidade receba solicitações de providências administrativas, análise de casos concretos, consultas, reclamações, dúvidas e sugestões, dentre outros tipos de demandas que não se enquadram na LAI, ele deve informar ao cidadão que a demanda não se trata de solicitação de informação e indicar o canal adequado para seu atendimento.
É comum que pedidos de informação contenham, além da especificação da informação solicitada, elementos de denúncia e/ou de reclamação; cabe ao SIC avaliar seu conteúdo e explicar ao cidadão o tratamento que deu a cada uma dessas partes.
Encaminhamento para o e-OUV: os órgãos/entidades que aderiram ao Sistema de Ouvidorias do Poder Executivo Federal (e-Ouv) podem encaminhar manifestações de ouvidorias (reclamação, denúncia, solicitação, sugestão ou elogio) recebidas pelo e-SIC diretamente ao e-Ouv. Para saber mais, acesse: Manual do e-SIC
2.2. Observar se a informação solicitada é de competência do órgão/entidade
Caso o órgão ou entidade não tenha competência para responder à solicitação, ele deverá indicar, conforme o seu conhecimento, o responsável por atendê-la. Se o responsável fizer parte do Poder Executivo Federal, o pedido deverá ser reencaminhado para o órgão competente via e-SIC.
É possível que parte de uma solicitação seja de competência do órgão e outra parte não seja. Nesse caso, o SIC deve responder a parte que lhe compete e indicar para o cidadão, caso tenha conhecimento, os responsáveis pelas demais informações.
Boa Prática: Antes de reencaminhar o pedido, contatar o SIC do órgão para confirmar se o assunto realmente é de sua competência. Caso o assunto não seja da alçada do Poder Executivo Federal ou caso o SIC não saiba de quem seja a competência, deve-se explicar a situação no campo de resposta e, na medida do possível, passar alguma indicação ao solicitante sobre como obter a informação.
2.3. Checar se o pedido é duplicado
Nos casos em que o mesmo solicitante cadastre um pedido com conteúdo idêntico a um outro anterior, o SIC deve responder a apenas um dos pedidos. Os demais deverão fazer referência ao Número Único de Protocolo (NUP) respondido.
Boa Prática: Anexe nos pedidos duplicados a resposta dada anteriormente.
2.4. O que fazer caso os documentos do solicitante não sejam válidos?
Segundo o princípio da presunção de boa-fé, cabe ao órgão o ônus de provar o erro. Caso não seja possível efetuar essa verificação, a boa-fé deva ser presumida e o pedido deverá seguir o seu trâmite normalmente. No entanto, caso o órgão demonstre que o número de documento informado não é válido ou não condiz com o nome informado pelo solicitante, é facultado ao órgão o não conhecimento do pedido por não atender aos critérios de admissibilidade. Se esse for o caso o órgão ele pode proceder da seguinte forma:
a) informar ao solicitante, no campo de resposta, que foram identificados problemas no cadastro e informar que o Decreto nº 7.724 determina que o pedido deve conter os seguintes dados: I - nome do requerente; II - número de documento de identificação válido; III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.
b) inserir na resposta a comprovação de que aquele documento não é válido
c) marcar no tipo de resposta do e-SIC a opção "Não se trata de solicitação de informação", já que faltam dados do solicitante para que a demanda se constitua como um pedido de acesso.
Não existe, no entanto, óbice a uma atuação proativa do órgão, ou seja, a quando a instituição responde voluntariamente ao pedido, apesar de desobrigada, para promover a cultura da transparência e do acesso à informação pública.
3. Respondendo o pedido de informação
Após se identificar que a demanda recebida é realmente um pedido de informação e é de competência do órgão/ entidade, o SIC deve adotar os procedimentos necessários para responder o pedido.
3.1. Verificar se a informação solicitada está em transparência ativa
Sempre que uma informação solicitada estiver em transparência ativa, ou seja, já estiver publicada na internet, o órgão/entidade deve indicar, de imediato, o link no qual essa informação se encontra e, caso necessário, um passo-a-passo sobre como localizá-la. A indicação deve ser precisa de modo a facilitar o cidadão a encontrá-la. Essa prática evita novas solicitações sobre o mesmo assunto e torna mais ágeis os procedimentos para atendimento a pedidos.
3.2. Fazer a tramitação interna para a área que irá atender o pedido
O e-SIC funciona somente para a entrada e saída dos pedidos de acesso no órgão, não abrangendo o fluxo interno de documentos. Portanto, cabe ao SIC adotar as providências para responder a um requerimento de acesso de acordo com o seu próprio fluxo interno, no prazo estabelecido na Lei, e, em seguida, disponibilizar a resposta para o cidadão via e-SIC.
Boa Prática: O órgão deve estabelecer fluxo interno, preferencialmente via portaria, com definição de competências, procedimentos e prazos.
3.3. Caso necessário, prorrogar prazo de atendimento
Os órgãos devem responder pedidos de informação no prazo de 20 dias, sendo permitida uma única prorrogação de prazo por dez dias, mediante justificativa.
Dessa forma, ao pedir a prorrogação do prazo de resposta, o órgão ou entidade deve apresentar, no campo adequado do e-SIC, a fundamentação legal e a justificativa para prorrogação no caso concreto. Os motivos apresentados devem corresponder à razão real que justifique a necessidade de prorrogação, por exemplo, necessidade de mais tempo para consolidação dos dados, tratamento, complexidade.
Importante: não basta informar o artigo da LAI para fazer a prorrogação do pedido. O órgão precisa dizer o porquê!
3.4. Revisar a resposta do pedido
Ao receber a resposta da área técnica, o SIC deve fazer sua revisão. Seguem alguns pontos devem ser observados:
Linguagem - A linguagem utilizada na resposta deve ser clara, objetiva e adequada ao perfil do solicitante de forma a facilitar a comunicação. É importante evitar o uso de siglas, jargões e linguagem técnica e de difícil compreensão. Somente a disseminação clara e acessível de informações torna efetivo o direito ao acesso à informação pública.
Conteúdo - o SIC deve verificar se todas as perguntas foram respondidas. Em caso negativo, deve entrar em contato com área técnica para complementar a resposta.
Razão para negativa - Sempre que o órgão negar o acesso a uma informação, deve indicar as razões da negativa, total ou parcial, especificando o embasamento legal que a fundamenta[3]. Além da citação legal, é importante que se explique por qual motivo ela se enquadra no pedido em questão.
Exemplo: para caracterização da “desproporcionalidade do pedido” é fundamental que o órgão, ao responder o pedido inicial, indique ao cidadão de forma clara e objetiva de que forma o pedido inviabilizaria a rotina da unidade responsável pela produção da resposta. Essa exigência é necessária já que nos pedidos desproporcionais, geralmente, o conteúdo a ser fornecido é de caráter público e, normalmente, deveria ser entregue ao cidadão.
Dica: Para saber mais sobre negativas de acesso e quando elas podem ser utilizadas, sugere-se a leitura do guia “Aplicação da Lei de Acesso à Informação na Administração Pública Federal”
3.5. O que fazer quando o pedido envolve cobrança de custo?
O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, ressalvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem (art. 12, Lei nº 12.527/2011). Tal cobrança, no entanto, não pode ser feita de forma arbitrária. É importante que o órgão sempre explique ao solicitante o motivo dos custos e que, além disso, tenha um normativo (p.e., Portaria) com regras claras sobre os procedimentos de cobrança, definição de escopo e valores.
Além disso, é importante que o órgão sempre explique ao solicitante o que gerou a despesa e porque delas estarem sendo cobradas.
Vale destacar que o cidadão que declare, nos termos da Lei nº 7.115/1983, situação econômica que não lhe permita arcar com os custos, estará isento desse pagamento.
PASSO A PASSO PARA REALIZAÇÃO DA COBRANÇA
1. Esclarecer ao requerente que o fornecimento da informação implicará em custo para postagem ou reprodução de documentos, conforme previsão legal, e explicar o motivo da cobrança.
2. Informar o valor que deverá ser pago.
3. Disponibilizar ao requerente Guia de Recolhimento da União – GRU.
4. Informar prazo e procedimento para comprovação do pagamento da GRU.
5. Comunicar que a informação será entregue em até dez dias, contados da comprovação do pagamento pelo requerente.
6. Marcar no campo tipo de resposta do e-SIC: “acesso concedido ou parcialmente concedido” => “comunicada a necessidade de pagamento de custos de postagem e/ou reprodução”
Importante: Após recebimento da comprovação, o SIC tem 10 dias para realizar a entrega da informação. Ao fazê-lo, o SIC deve informar ao solicitante sobre a possibilidade de interposição de recurso. Caso seja de interesse do cidadão entrar com o recurso, este não poderá ser feito mais via e-SIC. Assim, cabe ao SIC informar qual procedimento a ser tomado pelo cidadão e registrar o recurso manualmente no sistema. Além disso, o órgão deve garantir que isso seja feito em até 10 dias da entrega da informação. Por isso é importante que o SIC tenha mecanismo de controle do prazo do recebimento (Aviso de recebimento).
3.6. Quais são os procedimentos para marcação de local e hora para consulta quando a informação tiver que ser entregue pessoalmente?
Sempre que possível, o órgão ou entidade deve entregar a informação por meio do e-SIC. Nos casos em que isso não for possível, deve comunicar ao cidadão a data, local e modo para que ele realize a consulta, efetue a reprodução de documentos ou obtenha a certidão na qual conste a informação solicitada. É importante que o órgão explique ao solicitante por que a informação não pode ser enviada pelo sistema.
O órgão deve oferecer meios para que o próprio cidadão possa realizar a pesquisa que necessitar, sem, contudo, descuidar-se da informação. Isso significa que, caso o cidadão solicite diversas informações que estão dispersas em uma série de documentos, cabe à Administração disponibilizar os documentos, zelando pela sua integridade.
3.7. É possível cancelar um pedido?
Um pedido de acesso à informação só pode ser cancelado caso haja solicitação do próprio requerente. Conforme previsto no art. 51 da Lei nº 9.784/1999, o interessado pode desistir de um pedido formulado ou renunciar a um direito disponível.
Nesses casos, o órgão deve adotar os seguintes procedimentos:
1. Informar na resposta que o pedido está sendo cancelado a pedido do requerente.
2. Anexar comprovante de pedido de cancelamento do solicitante (p.e., e-mail com solicitação de cancelamento)
3. Marcar, como “Tipo de resposta”, a opção “Não se trata de solicitação de informação”, para pedidos, e "Não conhecimento" para recursos.
3.8. O que fazer em casos de pedidos que envolvem entrega de informações pessoais?
a) Informações pessoais sobre o próprio solicitante
Não há nenhum problema em solicitar informações pessoais através da Lei de Acesso à Informação. No entanto, o artigo 31 da LAI, ao regulamentar o acesso às informações pessoais, impôs deveres de salvaguarda à Administração quando as informações pessoais se refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem.
Além disso, o Decreto nº 7.724/2012 estabelece que o pedido de acesso a informações pessoais está condicionado à comprovação da identidade do requerente (art. 60). Caso o órgão tenha como garantir a autenticidade do documento apresentado por meio do sistema e-SIC, é possível que a informação seja entregue também pelo sistema. Cabe ao órgão definir que procedimentos adotar para a verificação dos documentos.
Importante: Caso o órgão opte por entregar a informação pessoal por meio do e-SIC, é fundamental que, ao finalizar a resposta do pedido de informação, o SIC indique, no campo “sobre o pedido”, que existe informação restrita no conteúdo da resposta. A marcação correta tem por objetivo proteger os direitos do cidadão.
b) Entrega de informações pessoais a terceiros
O acesso a informações pessoais, por terceiros, poderá ser franqueado mediante consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. A comprovação do consentimento (art. 55, caput, II do Decreto nº 7.724/2012) deve ser feita por meio de procuração (art. 60, parágrafo único, Decreto nº 7.724/2012). Caso a procuração seja encaminhada pelo e-SIC e o órgão tiver como garantir sua autenticidade, esta poderá ser aceita.
O consentimento expresso do titular das informações não será exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário (artigo 57, Decreto nº 7.724/2012):
* à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento médico;
* à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir;
* ao cumprimento de decisão judicial;
* à defesa de direitos humanos de terceiros; ou
* à proteção do interesse público geral e preponderante
A entrega de informação pessoal para terceiro, quando não for exigido o consentimento do seu titular (art. 57, Decreto nº 7.7.24/2012), é condicionada a assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se submeterá o requerente (art 61, Decreto nº 7.724/2012). É importante frisar que o demandante está vinculado à finalidade e à destinação concernente ao termo de responsabilidade sobre a informação, podendo ser responsabilizado por seu uso indevido.
4. Inserindo a resposta de pedidos no e-SIC
Para responder a um pedido de informação no e-SIC, o órgão deverá clicar no botão “Responder”, disponível na tela de detalhamento de pedido.
O SIC deve preencher corretamente todos os campos do sistema antes de “concluir”.
Importante: Sempre que possível, o conteúdo da resposta deve ser incluído no campo de texto do sistema. Evite colocá-lo no anexo, pois esta prática facilita o acesso por parte do cidadão. Além disso, esse procedimento contribui para melhoria da base de dados da Busca de Pedidos e Respostas, já que os textos incluídos no campo de resposta são disponibilizados em dados abertos, enquanto os anexos, não.
Para facilitar que o cidadão entenda a resposta, sugerimos não anexar as tramitações internas do órgão. Na resposta, atenha-se ao que foi pedido!
4.1. Como marcar o campo “Tipo de resposta”?
Para responder a uma solicitação o órgão ou entidade deve efetuar a marcação adequada do campo “Tipo de Resposta" seguindo as diretrizes do quadro abaixo:
A marcação correta desse campo é muito importante, pois gera dados estatísticos sobre a Lei de Acesso à Informação. É essencial que os dados reflitam o máximo possível a realidade, já que são utilizados no monitoramento e avaliação da LAI.
| TIPO DE RESPOSTA | QUANDO MARCAR? |
| Acesso Concedido |
TODAS as informações solicitadas foram franqueadas ao requerente O e-SIC possui as seguintes subclassificações do “Acesso Concedido”: a) Comunicada necessidade de pagamento de custos de postagem e/ou reprodução |
| Acesso Negado |
O órgão nega o acesso à informação devido a motivos previstos em lei.
O e-SIC oferece as seguintes subclassificações de “Acesso Negado”:
a) Dados pessoais b) Informação sigilosa classificada conforme a Lei nº 12.527/2011 (Nesse caso, o órgão deve sempre enviar ao cidadão as seguintes informações: a) Fundamento legal da classificação; b) Autoridade que classificou a informação; c) Código de indexação do documento classificado; d) Informações sobre a possibilidade de fazer um pedido de desclassificação, indicando onde estão disponíveis os formulários para isso e que procedimentos o cidadão deve realizar) c) Informação sigilosa de acordo com legislação específica |
| Acesso Parcialmente Concedido |
Apenas parte da informação solicitada foi disponibilizada. Não é considerado “Acesso parcialmente concedido” quando o solicitante pede determinada informação e o órgão concede outra.
Exemplos: Caso o solicitante peça acesso à folha de frequência de um servidor e o órgão enviar a informação sobre quantas horas o mesmo trabalhou em um determinado mês, isso não é considerado “Acesso Parcialmente Concedido”, já que a informação solicitada é diferente da fornecida. Também não é considerado acesso parcialmente concedido informar que o órgão não tem competência para responder o requerimento ou que o pedido não se trata de uma solicitação de informação, ainda que o órgão informe qual o canal adequado.
O sistema possui as seguintes subclassificações para “Acesso parcialmente concedido”: a) Parte da informação contém dados pessoais. |
| Não se trata de solicitação de informação | O órgão entende que não se trata de um pedido de informação, mas de outro tipo de demanda, como, por exemplo, denúncia, sugestão, consulta. |
| Informação inexistente | O órgão diz que a informação solicitada não existe. |
| Órgão não tem competência para responder sobre o assunto | O órgão informa ao solicitante que não possui competência para responder sobre o assunto acerca do qual foi feita a solicitação. Nesse caso, sempre que órgão souber o órgão responsável pela resposta, ele deve fazer o encaminhamento do pedido por meio do e-SIC. |
| Pergunta duplicada/repetida | O solicitante faz o mesmo pedido várias vezes. Nesse caso, o órgão deve responder apenas um dos pedidos e nos outros marcar a opção “Pergunta duplicada/repetida”, informando o NUP do pedido ao qual foi enviada a resposta. |
4.2. Como preencher o campo “Responsável pela Resposta”
O objetivo do campo “Responsável pela Resposta” é permitir que o cidadão verifique qual foi a área que o respondeu e se o recurso de 1ª instância, caso seja interposto, será encaminhado a uma autoridade hierarquicamente superior.
Assim, ao responder a uma solicitação, o órgão deve indicar no campo “Responsável pela Resposta” qual foi a área técnica produtora da resposta - e não o nome da área que a inseriu no sistema.
Não é necessário informar os nomes dos servidores que produziram a resposta ou do respondente. É recomendável, no entanto, informar o cargo do servidor e a área na qual está lotado ou apenas o nome da área técnica que produziu a resposta (Ex: Servidor da Coordenação Geral de Governo Aberto e Transparência ou Diretoria de Transparência e Controle Social).
De forma a facilitar o entendimento pelo cidadão, sugerimos que não sejam utilizadas as siglas das áreas, e sim seus nomes completos.
Exemplo de forma adequada de identificação da área produtora da resposta
Responsável pela resposta: Diretoria de Transparência e Controle Social - DTC
Responsável pela resposta: Coordenação de Recursos Humanos
Responsável pela resposta: Maria da Silva - Analista do Setor de Pagamentos
4.3. Como preencher o campo “Destinatário do recurso"?
No preenchimento do campo “Destinatário do recurso de primeira instância” deve ser informado o cargo da autoridade que apreciará o recurso (Ex: Secretária de Transparência e Prevenção da Corrupção). Não é obrigatório colocar o nome da autoridade. No entanto, não se deve colocar apenas a área (sigla da área) ou o órgão superior.
Exemplo de forma adequada de preencher o campo "Destinatário do recurso"
Destinatário do recurso: Secretária de Transparência e Prevenção da Corrupção
Destinatário do recurso: Luisa Souza - Secretária de Pesquisa
4.4. Como preencher o campo “Sobre o pedido”?
Antes de selecionar “concluir” no sistema para finalizar o atendimento, o SIC deve selecionar a categoria e a subcategoria a que pertencem o assunto do pedido. Cabe ao SIC, ainda, inserir o número de perguntas contido no pedido já que um pedido pode ter mais de uma pergunta.
Nesse campo é necessário, também, que o SIC indique no campo “Palavras-chave (TAG)”, as palavras que permitem identificar o assunto do pedido, separando-as por vírgulas, caso haja mais de uma.
4.5. Como preencher o campo sobre restrição de conteúdo?
Ao finalizar a resposta de um requerimento, o SIC deve, ainda, no campo “sobre o pedido” indicar se existem informações restritas (pessoal, sigilosa ou classificada) no conteúdo do pedido, da resposta ou dos anexos (caso existam). Essa classificação determinará se tal pedido de acesso à informação poderá ou não ser disponibilizado na “Busca de Pedidos e Respostas”, disponível em: www.lai.gov.br/busca.
Cada órgão é responsável pela avaliação do conteúdo de seus pedidos e respostas, para definição de quais devem ou não ser disponibilizados em transparência ativa. Isso porque é responsabilidade de cada órgão/entidade proteger a informação sigilosa e a pessoal (art. 6º, III - Lei nº 12.527/2011). Caso o solicitante encontre alguma informação pessoal sua disponibilizada, a responsabilidade de retirar o pedido da Busca é do SIC do órgão ao qual ele fez o pedido.
O órgão pode rever a marcação sobre restrição de conteúdo a qualquer momento por meio do botão “Editar Classificação”, disponível na aba “Dados da Resposta” do pedido no e-SIC.
Importante: Nem toda informação pessoal está sujeita à restrição de acesso. O órgão deve verificar se ela se trata de informação pessoal “sensível” que requer proteção. O artigo 31 da LAI, ao regulamentar o acesso às informações pessoais, impôs deveres de salvaguarda à Administração apenas quando se refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem.
Boas Práticas:
* Não insira números de identificação pessoal. Sugere-se que o órgão/entidade, ao responder um pedido de informação, não coloque na resposta o nome completo do cidadão, CPF, RG e outros números de identificação.
* Quando possível, é importante que as respostas (incluindo os anexos) não contenham os nomes dos solicitantes. Isso pode prevenir eventuais constrangimentos, já que os pedidos serão disponibilizados na internet.
5. Inserindo a resposta de recursos no e-SIC
No âmbito do Poder Executivo Federal, o Decreto nº 7.724/2012 assegurou o direito de todo solicitante impetrar até dois recursos junto aos órgãos ou entidades requeridas, caso não estejam satisfeitos com as respostas iniciais apresentadas. O prazo para apresentação de cada um desses recursos será sempre de 10 dias após o recebimento da resposta.
Por ser um direito de todo solicitante, é importante que todas as respostas prestadas pelo SIC contenham texto alertando a “possibilidade e prazo de recurso, com indicação da autoridade que o apreciará”, conforme previsão constante do art. 19, II, Decreto nº 7.724/2012.
O primeiro recurso deverá ser dirigido à autoridade hierarquicamente superior ao responsável pela elaboração da resposta inicial e deve ser analisado no prazo de 5 dias. Cabe aos órgãos e entidades garantir que a autoridade competente esteja avaliando o recurso.
Passados 5 dias, caso não haja resposta do órgão, o cidadão já poderá interpor recurso para a próxima instância. O prazo para interposição do novo recurso também é de 10 dias, a partir da resposta ou do vencimento do prazo para decisão.
O recurso de segunda instância é dirigido à autoridade máxima do órgão/entidade que tem 5 dias para decidir. Não existe previsão legal para delegação dessa competência. Portanto, cabe a cada órgão ou entidade garantir que a autoridade máxima seja responsável por essa decisão.
No caso de o solicitante continuar insatisfeito com a informação prestada pela unidade ou houver negativa de entrega do dado solicitado, o Decreto n° 7.724/2012, previu ainda duas outras hipóteses de recurso. Num primeiro momento, o cidadão poderá interpor recurso perante à CGU. O prazo para decisão da CGU também é de 5 dias. Todavia, em diversos casos a análise da CGU depende primeiro do recebimento de esclarecimentos adicionais por parte da unidade que recebeu o pedido de acesso à informação (art. 23, §1°, Decreto n° 7.724/2012). Em tais hipóteses, é adotado o prazo 30 dias estabelecido na Lei do Processo Administrativo Federal (art. 56, § 1°, Lei nº 9.784/1999).
Após análise, a CGU, por meio do Ouvidor-Geral da União, profere decisão em relação ao recurso de 3ª instância. No caso de a decisão ser pelo provimento do recurso, ou seja, acolhendo o pedido do recorrente, a CGU determinará a entrega da informação solicitada (na sua íntegra ou parcialmente). No momento em que a decisão da CGU é inserida no e-SIC, inicia-se a contagem do prazo para o seu cumprimento. O órgão ou entidade deve, portanto, dentro do prazo definido na decisão, inserir na aba “Cumprimento da Decisão” a informação solicitada.
Uma vez inserida a informação no e-SIC ou transcorrido o prazo estabelecido pela CGU sem que a resposta tenha sido prestada, o recorrente tem 30 dias para denunciar o descumprimento da decisão. Neste caso, o recorrente pode alegar a ausência da informação, indicar que a informação inserida na aba “Cumprimento da Decisão” não corresponde àquela solicitada, que está incompleta ou diverge totalmente da decisão da CGU.
Finalmente, a Comissão Mista de Reavaliação de Informações - CMRI é a última instância recursal administrativa, nos casos de pedido de acesso à informação. Em face da negativa de acesso mantida pela CGU, pode o solicitante, via e-SIC, encaminhar recurso à CMRI no prazo de 10 dias. Nesse caso, a Comissão decidirá até a terceira reunião ordinária subsequente à interposição do recurso
FLUXO DE RECURSOS
Os recursos de 1ª instância devem ser julgados pela autoridade hierarquicamente superior àquela responsável pela resposta. A definição de quem será essa autoridade depende da realidade de cada órgão. No caso da CGU, por exemplo, estabeleceu-se que as respostas são emitidas pelas Diretorias e, portanto, quem julga os recursos são as autoridades com cargo de Secretário.
É importante ressaltar que não é a autoridade superior ao SIC ou a autoridade de monitoramento da Lei de Acesso à Informação quem deve responder os recursos, mas sim a autoridade hierarquicamente superior àquela da área que produziu o conteúdo da resposta.
Os recursos de 2ª instância precisam ser aprovados necessariamente pela autoridade máxima do órgão ou entidade.
5.1. Quais são os tipo de decisão de recurso existentes e o que significam?
| Tipo de decisão | Conceito |
|---|---|
| Deferido | A autoridade competente entende que os argumentos apresentados pelo recorrente devem ser acatados e decide pela entrega da informação solicitada. |
| Parcialmente deferido | A autoridade competente entende que os argumentos apresentados pelo recorrente devem ser acatados parcialmente e decide pela entrega de apenas parte da informação solicitada. A autoridade deverá motivar expressamente as razões pela manutenção da negativa de acesso em relação à parte restante. |
| Indeferido | Autoridade competente não acata os argumentos apresentados pelo recorrente e decide pela manutenção da decisão de negativa de acesso à informação solicitada. |
| Não conhecimento | O recurso sequer é conhecido por não tratar de pedido de acesso à informação (denúncia, reclamação ou consulta, por exemplo) ou por não atender a alguma exigência básica que possibilite a análise pela autoridade competente, como ter sido apresentado fora do prazo. |
| Perda de objeto | São os casos em que a informação é fornecida pelo próprio órgão ou entidade antes de a autoridade competente decidir o recurso. Ou seja, entre a negativa do pedido e a decisão do recurso, o órgão voluntariamente reviu seu entendimento e encaminhou a informação requerida. A autoridade deverá verificar sempre se a informação prestada atende ao pedido solicitado pelo requerente. |
| Perda de objeto parcial | São os casos em que o órgão decidiu por fornecer voluntariamente a informação antes de decidir o recurso, mas apenas de forma parcial. A autoridade competente deverá motivar expressamente as razões pela manutenção da negativa de acesso em relação à parte restante. |
5.2. Como preencher o campo “Responsável pela Resposta”
No caso dos recursos, o objetivo do campo “Responsável pela Resposta” é indicar qual foi a autoridade que proferiu a decisão. É obrigatório inserir o cargo da autoridade que julgou o recurso. O nome é opcional.
A regra de preenchimento do campo "Responsável pela resposta" para os recursos é diferente da dos pedidos. No caso dos pedidos, é permitido inserir apenas o nome da área que produziu a resposta. Já no caso dos recursos é obrigatório informar qual foi a autoridade que proferiu a decisão.
Exemplos corretos:
a) Secretário de Finanças
b) Fulano de tal - Secretário de Finanças
5.3. Como preencher o campo “Destinatário do recurso"?
O objetivo desse campo é indicar a qual autoridade será destinado o recurso. É obrigatório inserir o cargo da autoridade. O nome é opcional.
O destinatário do recurso de 2ª instância deve ser a autoridade máxima do órgão e o de 3ª instância é a Controladoria-Geral da União (CGU).
6. Outros procedimentos
6.1. Nomeação de autoridade de monitoramento
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal deve designar uma autoridade, que lhe seja diretamente subordinada, para exercer as seguintes atribuições (art. 40 da Lei nº 12.527/2011 c/c art. 67, Decreto nº 7.724/2012) :
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos da Lei nº 12.527, de 2011 - Lei de Acesso à Informação.
II - avaliar e monitorar a implementação do Decreto nº 7.724/2012 e apresentar ao dirigente máximo de cada órgão ou entidade relatório anual sobre o seu cumprimento, encaminhando-o ao Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União.
III - recomendar medidas para aperfeiçoar as normas e procedimentos necessários à implementação do Decreto nº 7.724/2012.
IV - orientar as unidades no que se refere ao cumprimento do Decreto nº 7.724/2012.
V - manifestar-se sobre reclamação apresentada contra omissão de autoridade competente.
Para nomeação da autoridade de monitoramento são necessários os seguintes passos:
* Subordinação direta ao dirigente máximo do órgão ou entidade. Cabe ao órgão decidir que autoridade nomeará, dependendo do seu contexto. A LAI não define cargos específicos para a autoridade.
* Publicação da nomeação, que pode ser realizada tanto em um boletim interno do órgão como no Diário Oficial.
* Inserir a portaria de nomeação no e-SIC. Para isso, entre em “Gerenciar” à “SIC’s” à Clique em “Consultar” à Clique em “Detalhar” na página do SIC, atualize os dados da autoridade (nome e e-mail) e, através do botão “Incluir Anexos”, envie o arquivo da portaria de nomeação. Não é necessário informar à CGU sobre a mudança de autoridade, basta fazer essa atualização no sistema.
* A substituição da autoridade de monitoramento pode ser realizada pelo substituto do cargo ocupado pela autoridade, não havendo obrigação de nomeação nesse caso.
Quando ocorrer troca de autoridades, deve-se adotar os mesmos procedimentos de nomeação mencionados acima e colocar os dados da nova autoridade no e-SIC, incluindo a portaria de nomeação. Não é necessário informar a CGU sobre as mudanças.
6.2. Elaboração de relatório anual sobre cumprimento da LAI (art. 67, II, do Decreto nº 7.724/2012)
Em relação ao relatório anual sobre o cumprimento da LAI, que está previsto dentre as obrigações da autoridade de monitoramento (art. 67, II, Decreto nº 7.724/2012), informamos que sua produção é substituída pelo preenchimento de um questionário enviado anualmente pela CGU. Tal envio não possui um prazo específico, mas é sempre realizado no primeiro semestre de cada ano e sua comunicação se dá por meio de ofício e e-mail.
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7. Omissões: orientações para órgãos solicitações fora do prazo
7.1. Como responder a um pedido/recurso fora do prazo
Todos pedidos devem ser respondidos dentro do prazo legal (20 dias mais 10). No entanto, caso o órgão possua pedidos fora do prazo na sua carga, deve responder a todos, independente de quanto tempo estejam atrasados. O mesmo vale para os recursos de 1ª ou 2ª instâncias.
Caso o pedido/recurso que está fora do prazo no e-SIC tenha sido respondido anteriormente pelo órgão por outro canal (e-mail, por exemplo), é obrigatório que o órgão insira a resposta enviada no sistema, para que a demanda conste como respondida no e-SIC. Se isso não for feito, a solicitação é considerada pendente.
Recursos com status "Não respondido": Se o órgão não tiver respondido a um recurso dentro do prazo e o solicitante entrar com recurso à próxima instância, o recurso pendente ficará com status "Não respondido" e o órgão não poderá mais respondê-lo.
7.2. Como funciona o monitoramento de omissões (pedidos e recursos fora do prazo) feito pela Controladoria-Geral da União (CGU)?
A Controladoria-Geral da União (CGU) verifica mensalmente a quantidade de solicitações (recursos e pedidos) fora do prazo nos órgãos do Poder Executivo Federal, com dados extraídos do Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC). A partir dessas informações, a CGU enquadra os órgãos em uma das categorias estabelecidas, para as quais são previstos procedimentos distintos.
Veja como funciona o procedimento de monitoramento de omissões (última atualização em 04/06/2019)
7.3. Não recebi as comunicações da CGU alertando sobre as solicitações fora do prazo. O que devo fazer?
Caso as autoridades responsáveis pela LAI no seu órgão não tenham recebido as comunicações enviadas pela CGU, verifique se os dados de contato do seu órgão estão atualizados no e-SIC.
É responsabilidade do órgão manter os dados cadastrais atualizados. Para saber como fazer essas atualizações, leia as páginas 11 e 12 do Manual do e-SIC: http://www.gov.br/acessoainformacao/pt-br/lai-para-sic/sic-apoio-orientacoes/guias-e-orientacoes/manual-e-sic-guia-para-sic-s
7.4. As demandas haviam sido respondidas, mas o SIC não havia dado baixa no sistema. O que fazer nesses casos?
Caso o pedido/recurso que está fora do prazo no e-SIC tenha sido respondido anteriormente pelo órgão por outro canal (e-mail, por exemplo), é obrigatório que o órgão insira a resposta enviada no sistema, para que a demanda conste como respondida no e-SIC. Se isso não for feito, a solicitação é considerada pendente.
Todos os pedidos feitos com base na Lei de Acesso à Informação devem ser inseridos no Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC), que é a porta de entrada única para as solicitações do Poder Executivo Federal.
Isso significa que, independente do meio pelo qual o órgão recebeu o requerimento (balcão, carta, telefone, e-mail, ouvidoria, etc.), ele deve ser necessariamente registrado no sistema. Essa determinação se encontra prevista na Portaria Interministerial CGU/MPOG nº 1.254/2015, que instituiu a obrigatoriedade do uso do e-SIC no âmbito do Poder Executivo federal.
Por isso, caso seu órgão receba um pedido com base na Lei de Acesso à Informação por outro meio que não o e-SIC, cadastre-o no sistema!
7.5. A demanda pendente é muito antiga e talvez o solicitante não tenha mais interesse na informação solicitada. O que posso fazer?
O órgão pode entrar em contato com os solicitantes para verificar se eles ainda possuem interesse na demanda.
Caso o solicitante deseje cancelar o pedido, o órgão deve adotar os seguintes procedimentos:
- Informar na resposta que o pedido está sendo cancelado a pedido do requerente.
- Anexar comprovante de pedido de cancelamento do solicitante (p.e., e-mail com solicitação de cancelamento)
- Marcar, como “Tipo de resposta”, a opção “Não se trata de solicitação de informação”.
Se o órgão não conseguir entrar com contato com o solicitante, a demanda deve ser respondida normalmente.
7.6. O que devo fazer para saber se meu órgão possui solicitações pendentes e como vejo a lista de pedidos e recursos que estão fora do prazo?
A quantidade de pedidos e recursos fora do prazo aparece na página inicial do e-SIC. Para obter os detalhes das demandas, basta clicar no número.
7.7. As demandas pendentes estão paradas nas áreas técnicas do órgão e o SIC, apesar de fazer cobranças, não consegue obter as respostas.
Não há uma resposta simples para esse problema, pois envolve diversos fatores. Relacionamos abaixo, no entanto, alguns dos principais pontos que devem ser considerados pelo órgão.
- Capacitação de servidores
Os servidores das áreas conhecem a LAI e os prazos? Pode ser necessária a realização de ações de capacitação dos servidores, para que eles entendam a importância da Lei de Acesso à Informação e o seu funcionamento e possam atender as demandas de forma apropriada.
- Definições de pessoas específicas como responsáveis pelos atendimentos
A existência de pessoas responsáveis pela distribuição das demandas nas áreas técnicas possibilita uma melhor gestão das demandas e facilita o controle.
- Cobrança por parte de outras autoridades do órgão, inclusive autoridade máxima
O envolvimento das autoridades do órgão – inclusive da autoridade máxima, caso necessário – demonstra que a Lei de Acesso à Informação está sendo tratada como prioridade pela instituição e que o cumprimento dos prazos é importante.
- Conversa com a área para entender motivo do atraso e propor soluções
A autoridade de monitoramento ou o SIC deve entrar em contato com a área para entender os motivos que estão ocasionando os atrasos. A área recebe muitos pedidos e possui poucos servidores para atender a demanda? Há um problema de gestão documental na área? A partir dos problemas identificados, a autoridade de monitoramento deve tomar providências para procurar uma solução ao problema.
- Apuração de responsabilidade
A Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação (LAI), prevê, em seu Capítulo V – Das Responsabilidades – as condutas e penalidades para o seu descumprimento, tanto por parte do agente público, civil ou militar, bem como a pessoa física ou entidade privada que detiver informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público.
No caso do agente público civil, as condutas tipificadas na LAI são consideradas infrações administrativas para fins do disposto na Lei nº 8.112/1990, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão (art. 32, § 1º, II). Quando se trata de agente militar, o descumprimento da LAI constitui transgressão militar média ou grave, segundo os critérios estabelecidos nos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção penal (art. 32, § 1º, I). Além disso, pelas condutas descritas no caput do artigo 32 da LAI, o agente público ou militar poderá responder, também, por improbidade administrativa, conforme o disposto nas Leis nº 1.079/1950 e 8.429/1992.
- Regulamentação interna da Lei de Acesso à Informação
Por meio da regulamentação interna da Lei de Acesso à Informação, o órgão pode designar responsabilidades, estabelecer prazos menores que os da LAI e fazer outros tipos de definição que ajudem a consolidar o fluxo das demandas de acesso à informação recebidas pelo órgão.
7.8. Veja que tipos de atendimento aos pedidos são inapropriados
Há alguns tipos de resposta que não podem ser utilizadas pelos SICs na hora do tratamento das demandas que estão fora do prazo, por estarem em desacordo com a Lei de Acesso à Informação e o Decreto nº 7.724. Veja abaixo alguns exemplos de respostas inapropriadas:
a) Consultar se solicitante possui interesse na demanda através do campo de resposta do “e-SIC”: O órgão pode entrar em contato com os solicitantes para verificar se eles ainda possuem interesse na demanda, mas essa consulta deve ser realizada fora do e-SIC, por telefone ou e-mail.
b) Cancelamento indevido do pedido: quando a instituição informa ao solicitante que não irá responder a solicitação devido ao atraso no prazo. Em alguns casos, a instituição diz ao solicitante que, se ele ainda tiver interesse na informação, deve fazer um novo pedido.
c) Adiamento do pedido: quando a instituição informa no e-SIC que enviará a resposta em data posterior, por meio de outro canal, como e-mail.
d) Envio da resposta por canal inadequado: quando o órgão não insere a resposta no sistema e diz que enviou por outro canal, como o e-mail do solicitante, sem que haja justificativa para isso (limitação devido ao tamanho do arquivo, por exemplo).
e) Envio do contato de servidor/área pelo qual o solicitante pode obter as informações: a interlocução com a área técnica para obter os dados para a resposta deve ser feita pelo próprio SIC, o qual deve inserir a resposta no Sistema.
7.9 - O que significa um recurso com status "Não respondido"? Qual é a diferença de "Em tramitação"?
Um recurso fica com status "Não respondido" quando ele não é respondido dentro do prazo e o cidadão entra com recurso na instância superior.
Por exemplo, caso um recurso de 1ª instância não seja respondido e o solicitante entre com recurso de 2ª instância, à autoridade máxima, o recurso de 1ª instância ficará com status "Não respondido".
Quando um recurso fica com status "Não respondido" ele não pode mais ser respondido pelo órgão. Se o recurso estiver com status "Em tramitação" - pois o solicitante não entrou com recurso à instância superior - ele pode ser respondido a qualquer tempo pelo órgão, ainda que fora do prazo.
No sítio eletrônico da Lei de Acesso à Informação e do Sistema Eletrônico do serviço de Informação ao Cidadão, há materiais adicionais que são úteis no atendimento a pedido de informação.
Sites:
LAI - http://www.gov.br/acessoainformacao/pt-br
e-SIC - https://esic.cgu.gov.br/sistema/site/index.html
Guias e Orientações:
Relatórios estatísticos e materiais de orientação sobre o tema Acesso à Informação - http://www.gov.br/acessoainformacao/pt-br/central-de-conteudo/publicacoes
Manuais do usuário e do SIC - https://esic.cgu.gov.br/sistema/site/dicas_pedido.aspx
Guias, manuais e orientações da LAI - /lai-para-sic/guias-e-orientacoes
Perguntas frequentes - http://www.gov.br/acessoainformacao/pt-br/perguntas-frequentes
Suporte técnico sistema e-SIC
Dúvidas sobre monitoramento da Lei de Acesso à Informação e orientação aos SICs
Dúvidas sobre recursos à CGU
Dúvidas sobre recursos à CMRI